Výhody a nevýhody bezpapírové kanceláře

Mít “kancelář bez papírů” je meta, které ovšem není vůbec snadné dosáhnout. Ale už jen snažit se o něco podobného vzbudí ve vašem okolí rozruch. V Lamaelu bezpapírovou kancelář podporujeme, seč nám síly stačí.

Výhody bezpapírové kanceláře

Ukládat dokumenty na cloudu je obrovsky výhodné. Ušetříte i za pronájem kanceláře, protože si najednou vystačíte s menší. Peníze nerostou na stromech, ale papír vyrobený ze stromů stojí peníze. I když recyklace papíru je krokem správným směrem, pro hospodářský výsledek podniku je mnohem lepší, pokud se papír v první řadě nepoužil k tisku nebo byl použit úsporně. Například používání menšího množství papíru vede k okamžitým úsporám nákladů. Náklady na papír, tiskárny, inkoust, poštovné a skladování se mohou sčítat.

• Rychlost: Najít informaci, která je vytisknutá na jednom z tisíců papírů a uložená v jednom z desítek šanonů trvá klidně pár desítek minut. Najednou totiž začne celý tým fungovat jako na steroidech. Předtím věděl jen odpovědný zaměstanec.
• Práce odkudkoliv: Doba kancelářová je pryč. Tím, že nikdo nebude muset denně chodit nakoukávat do šanonů, ani vy nemusíte držet vaše zaměstnance v kanceláři. Sejděte se, jen když to je opravdu nutné.

Digitální dokumenty se snáze sdílejí a spolupracují, zejména pomocí nástrojů, které umožňují úpravy a komentování v reálném čase.

Nevýhody a úskalí

Nevýhodou je určitě to, že spousta lidí na tento koncept ještě není připravená. Bohužel toho ale často využívají hackeři, kteří se mohou snažit k vašim citlivým datům dostat. Samozřejmě ale pokud se někdo z vašich lidí rozhodne pracovat z druhého konce světa, musí si pohlídat, že bude na místě s internetovým připojením a že jeho hardware nebude dělat potíže. Stává se to stále méně častěji, ale technika zkrátka může někdy pozlobit. Takže radši před cestou nakousněte nové jablko.

Navíc je otázka, k čemu mi papíry v PDF budou. Samozřejmě, že výpis z účtu, s nímž jdu dokazovat, že jsem něco zaplatil, je jen cár papíru, který lze lehce padělat, ale z vlastní zkušenosti vím, že cár papíru, zvláště je-li barevný, je pro soud neprůstřelný důkaz, zatímco vytištěná kupie je skoro automaticky falzum, pokud to protistranu napadne zmínit. Možná nějaká varianta razítkování, ověření?

Čtěte také: Bezpapírová kancelář a ekologický tisk

Digitalizace dokumentů - jak na to?

Jednoduše řečeno, všechny papíry oscanujete, z-ocr-kujete a uložíte si je. Vyhledávač pak najde během pár vteřin, co hledáte. Zbavte se návodů a plánků od přístrojů, které už nemáte. Vyhoďte návody a popisy v různých jazycích, nechte si jen jednu verzi. Zbavte se všemožných katalogů, vše je dnes na internetu a Google to najde. Vyhoďte staré časopisy, stejně je už nebudete číst. Knihy se nevyhazují. Opravdu? Chcete je s sebou vláčet po zbytek svého života a přenechat břímě dětem, ať je vyhodí za vás? Ponechte si jen vybrané kousky, na kterých vám opravdu záleží. Zbytek darujte nebo vyhoďte do papíru. Nezkoušejte je prodat do antikvariátu. Ne, ani tam je nechtějí.

Udělejte si hodně místa na hodně hromádek. Myslím opravdu hooodně místa. Nejen kousek místa na stole, ale celý stůl, dva stoly, podlahu. Roztřiďte papíry na hromádky dle druhu. Faktury, objednávky, bankovní výpisy, inkasa, smlouvy, články, obrázky, nápady, dopisy, reklamace, záruční listy, návody, certifikáty, letáky, pojistky, atd. Když máte hodně místa, dělejte si hromádky pro jednotlivé druhy faktur, smluv, objednávek a jiných dokladů. Například faktury za elektřinu, faktury za vodu, faktury za plyn, výpisy z jedné banky, výpisy z druhé banky. Tak budete muset vzít každý papír do ruky jen jednou.

Pokud máte málo místa, budete třídit na méně hromádek a zato na vícekrát. V prvním kole roztřídíte papíry třeba jen na osobní a firemní. Dále osobní třeba na obchodní dokumenty a ostatní. Dále například na energie, pojistky, banku a ostatní. Nakonec energie na elektřinu, vodu a plyn. Výsledek bude stejný jako na velkém prostoru s více hromádkami, jen pomaleji a po částech.

Teď když máte hezky pohromadě co k sobě patří, například veškeré doklady k elektřině, seřaďte si je v čase od nejstarších po aktuální, pokud chcete mít přehled. Jinak tento krok přeskočte, je zbytečný, protože většinu z těch papírů stejně vyhodíte, tak proč je řadit. Najděte v hromádce ty nejdůležitější dokumenty, které si musíte nechat. Například podepsanou smlouvu a její dodatky. Najděte poslední stavový výpis, poslední fakturu a vyúčtování a ty si nechte. Smyslem je si nechat jen to opravdu důležité a nepostradatelné. Zbytek vyhoďte. Ne nebojte se, opravdu nepotřebujete účty za plyn a za elektřinu za posledních deset let. Vlastně nepotřebujete ani tu smlouvu, nikdy ji po vás nebude nikdo chtít.

Schováváte si účty za nákup všeho možného? Kvůli záruce? To je fajn a výjimečně se to může hodit. Ale vyhoďte všechny staré účty, za zboží s již propadlou zárukou. Kdo by se chtěl probírat hromadou účtenek a hledat co nechat a co vyhodit? Nikdo. Takže jak na to? Ideálně vyhazujte hned po nákupu a nebudete hromadit. Schovejte si účtenku jen od dražších věcí, kde je pravděpodobná možnost reklamace. Vždy na konci roku dejte všechny nové účtenky do obálky a napište na ni aktuální rok. Záruka na většinu zboží je dva roky, takže až naplníte třetí obálku, tu první vyhoďte. Vždy Vám zbydou účtenky za poslední dva roky.

Čtěte také: Dopad produkce odpadu v kancelářích

Jasně že si musíte nechat doklady do účetnictví. Smlouvy, faktury i výpisy z banky. Dle zákona máte povinnost daňové doklady archivovat 10 let. Mzdové doklady 20 let. Ponechte si je.

Část dokumentů je třeba opravdu uchovat v papírové podobě, ale není jich moc. Budou to různé osobní dokumenty, podepsané smlouvy, certifikáty či vymahatelné dokumenty, například uznání dluhu a směnky. Třeba také první kresby a výtvory vašeho dítěte. I přesto, že tyto dokumenty nyní budeme uchovávat, doporučuji je naskenovat a to buď pro případ ztráty originálního dokumentu, pro potřeby rychlého vyhledání a pro budoucí archivaci. Originální dokument si založte na bezpečné místo a tak, abyste jej snadno našli. Budete jej potřebovat jen výjimečně, možná nikdy. Ale kdo ví.

Ty si naskenujeme a zatřídíme tak, abychom je vždy snadno našli. Jak úsporně a rychle skenovat? Aby to šlo dobře najít, bude s tím trochu práce. Každý soubor musí být dobře popsán, co v něm je. Jsou různé systémy na správu souborů a přidávání štítků, ale budou zde tyto systémy třeba za dvacet nebo čtyřicet let? Nejjednodušší je pojmenovat přímo soubor. Srozumitelně, popisně a ve snadno pochopitelných slovech. Název souboru by měl obsahovat vše podstatné. Nebojte se dlouhých názvů, oceníte to. Doplňte název souboru datem pořízení dokumentu. Doporučuji zapsat datum na konec souboru a ve formátu rok měsíc den pro přirozené chronologické řazení. Udělejte si svůj systém, který budete dlouhodobě dodržovat. Například název: Kupní smlouva Byt Pařížská Praha František Novák 20170825.tiff je dobrý příklad.

Nemusíte třídit soubory do složek, dokud jich nebudete mít hodně. Dokumenty, které si zaslouží archivaci, nepřibývají v životě tak rychle a není jich mnoho. Výjimkou jsou obchodní dokumenty jako jsou došlé faktury od dodavatelů. Ty si zaslouží vlastní složku a případně podsložky dle roků.

Když už jste si dali práci s tříděním a skenováním, je škoda o soubory přijít. A proto zálohujte. Ideálně na více míst a takovým způsobem, který neumožňuje náhodné smazání dat nedopatřením.

Čtěte také: Prevence odpadu v praxi

Štos papírů se scvrkne do pár souborů ve složce. Nezabírá to žádné místo ve skříni ani na stole. Nenechte se zase zavalit! Vyhazujte průběžně, nehromaďte. Skenujte a ukládejte jen to nejnutnější. Udělejte si šuplíček na papíry k uložení a jednou za měsíc je naskenujte a vyhoďte a nebo založte na své místo. Jakmile si jednou uklidíte budete překvapeni, že nové dokumenty vhodné k archivaci přibývají velmi málo. Prostě už v nich máte pořádek jednou pro vždy.

Software a nástroje pro bezpapírovou kancelář

Podniky, které investují do bezpapírového kancelářského softwaru, získávají několik výhod v rámci celé společnosti. Digitální dokumenty mohou být šifrovány a chráněny hesly. Přístup k dokumentům může být omezen pouze na oprávněný personál. Digitální dokumentace je bezpečnější proti napadení hackery, ale je také bezpečnější proti fyzickému nebezpečí.

Když uvažujete o bezpapírovém kancelářském softwaru, hledejte produkt s funkcemi automatizace. Tyto funkce často zahrnují možnosti pojmenování, řazení a dávkování. Ujistěte se, že bezpapírový kancelářský software má funkce ověřování pro lepší ochranu dat. Mnohé bezpapírové kancelářské softwarové produkty obsahují aplikace.

Skartovačky

Pro likvidaci nepotřebných, ale potenciálně citlivých dokumentů je skartovačka neocenitelným pomocníkem.

Rexel Momentum X312-SL:

• Skartuje až 12 archů najednou
• Křížový řez na úrovni zabezpečení P3
• Objemný koš s kapacitou 23 l

Leitz: Plněautomatická skartovačka s čistou vyprazdňovací funkcí a automatickým podáváním.

Fellowes AutoMax: Automatický skartovací stroj s automatickým podáváním a uzamykatelným zásobníkem.

Tabulka vlastností skartovaček

Snižování papírového odpadu je úsilí, které zahrnuje každého v organizaci. Několik různých typů bezpapírových kancelářských softwarových produktů monitoruje, kdo, kolik a kdy tiskne. Tištěné formuláře jsou stále méně praktické, zejména při práci na dálku a globálních týmech. Digitalizace položek fyzického obsahu je skvělý způsob, jak zabránit vytváření dalších kopií a tisku většího množství papíru. Software pro správu dokumentů funguje jak pro elektronické dokumenty, tak pro skenování stávajících dokumentů.

tags: #bezpapirova #kancelar #vyhody #nevyhody

Oblíbené příspěvky:

• Řešení pro změnu klimatu v Evropě
• Objevování s Einsteinem
• Objevte Vysoké Popovice v Jihomoravském kraji
• Postupy recyklace nátěrů
• Ohrožení na životě