Doba archivace odpadu v České republice

S novým rokem nás čeká udělat pořádek za rokem uplynulým a archivovat potřebné dokumenty. Pojďme si připomenout, co je zákonem dáno a na co si dát při archivaci pozor. Vše důležité si shrneme v tomto článku.

1. Kdo je povinen dokumenty archivovat?

Krátká verze: ano, coby podnikatel máte ze zákona povinnost archivovat hned celou řadu dokumentů. Dokumentů a papírů, kterými se coby podnikatelé musíte denně probírat, je spousta. A pravidel pro jejich uchovávání ještě víc.

• a) Zaměstnavatelé jsou povinni vést potřebné záznamy o svých zaměstnancích (více níže). Coby zaměstnavatelé musíte oproti výše vypsanému archivovat také stejnopisy evidenčních listů a mzdové listy.
• b) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví (více níže).
• c) Osoby povinné k dani (neboli plátci DPH) jsou povinny uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně (více níže). Plátci DPH už to mají o něco složitější.
• d) Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci (neplátci DPH) by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny. Pokud jste OSVČ, co uplatňuje skutečné nebo paušální výdaje, a zároveň nejste plátce DPH, budete mít situaci nejjednodušší.

2. V jaké formě můžeme dokumenty archivovat?

Fyzicky, nebo elektronicky?

• a) Dokumenty v tištěné verzi
• b) Dokumenty v elektronické verzi

Elektronická archivace je samozřejmě jednodušší a výrazně levnější: na čas, prostor a ve výsledku i peníze. Uchovávat dokumenty v digitální podobě šetří přírodu i prostor ve firmě.

Důvěryhodnost

Pro archivaci dokumentů v elektronické verzi je dle zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.) nutné dodržet věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Nestačí tedy dokumenty jen oskenovat a nahrát do počítače. Je potřeba pracovat s elektronickým podpisem a časovým razítkem, které dokazuje, že dokument nikdo neupravil. To je však potřeba po 5 letech obnovit.

Čtěte také: Činnosti odboru životního prostředí Prostějov

... a poté ještě pro jistotu opatřete časovým razítkem. Jenže pozor, platnost časového razítka je omezená na 5 let. Dřív, než vyprší, musíte dokumenty tzv.

• Věrohodnost původu.
• Neporušitelnost obsahu.
• Čitelnost.

Formát

Doporučovaným formátem pro ukládání takovýchto dokumentů, kterým zajistíte jejich dlouhodobou čitelnost, je formát PDF/A. Tento formát je pro archivaci celosvětově využíván a zajistí, že Vaše dokumenty bude možné otevřít i po 20 letech s využitím v té době aktuálních technologií. Doporučujeme dokumenty ukládat ve formátu PDF. Jde o celosvětově uznávaný formát pro archivaci a dá se s vysokou pravděpodobností předpokládat, že ho bude možné běžně otevřít i za 20 let. Což zdaleka ne všechny formáty splňují - vzpomínáte třeba na diskety? A aby toho nebylo málo, dokumenty byste měli ukládat do formátu PDF/A - celosvětově uznávaného formátu pro archivaci. Pokud byste použili méně známý formát, nemusel by jít za 20 let otevřít. Ostatně představte si, že byste dnes měli dokumenty uložené na disketě. :-)

POZOR, nově podle zákona č. 197/2024 Sb. je z důvodu lepší dohledatelnosti a dlouhodobé čitelnosti povinné označovat elektronické archiválie příslušnými metadaty, která definují jeho obsah, např:

• Identifikátor dokumentu - např. ID faktury;
• Časové údaje - např. datum vytvoření;
• Identifikace autora dokumentu;
• Klíčová slova - pro snadnější dohledání obsahu.).

A to se týká i digitálních dokumentů vytvořených zpětně. Digitální dokumenty zároveň musí obsahovat strojově čitelný text (např.

Elektronická archivace vyžaduje víc, než uložit dokumenty na disk.

Čtěte také: Skládka Hudlice: Co potřebujete vědět

Tip: S elektronickou archivací dokladů vám pomůže i Fakturoid.

3. Jak dlouho musíme dokumenty archivovat?

Podle typů dokumentů existují různé zákonné lhůty pro jejich archivaci:

• b) Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele
  Dle §35A Zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění jsou zaměstnavatelé povinni archivovat tyto dokumenty po uvedenou dobu:
  • 3 roky: stejnopisy evidenčních listů,
  • 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
  • 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
  • 45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (od 1. 1.
• c) Dokumenty k trvalému uchování, tzv. archiválie
  Tyto dokumenty se nelikvidují. Naopak je zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., Příloha č.1) dáno je uchovávat a případně je uložit v archivu jako tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. OSVČ se tato povinnost netýká. Jedná se o dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, dokumenty o řízení společnosti, o majetku podnikatelského subjektu, finanční dokumenty, dokumenty vztahující se k předmětu podnikání (podnikatelské záměry, aj.). Některé dokumenty můžou být tak důležité pro budoucí generace, že je nesmíte svévolně zničit, ale musíte je nejdříve nabídnout státnímu archivu k posouzení. Pokud to archiv uzná za vhodné, převezme je do svého archivu a udělá z nich tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Ti musí trvale ukládat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona (např.

4. Po uplynutí povinnosti archivace se písemné dokumenty většinou likvidují.

Po uplynutí skartační doby (mrkněte na přehlednou tabulku výše) můžete dokumenty zlikvidovat. Abyste se ve firmě zbytečně nehromadily papíry, po uplynutí skartační lhůty nepotřebné dokumenty zlikvidujte.

Nejlepším způsobem likvidace dokumentů je jejich skartování, čímž se zabrání rizikům spojených s únikem citlivých firemních údajů. Využití skartovačky totiž zabrání úniku citlivých informací. V dnešní době ochrany dat a osobních údajů je skartace nejbezpečnější metodou, jak dokumenty po uplynutí skartační lhůty zlikvidovat. Můžete se setkat s názorem, že dokumenty lze spálit.

V případě skartování dokumentů, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili lhůtu pro jejich uchovávání), není potřeba skartační povolení. Pokud chcete skartovat dokumenty, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili přesně danou lhůtu pro jejich uchovávání), skartační povolení nepotřebujete. Povolení ke skartaci nepotřebujete, pokud chcete skartovat dokumenty, které mají zákonem danou skartační lhůtu (viz tabulka výše).

Čtěte také: Promlčení trestného činu obecného ohrožení

Pokud dokumenty skartujete dřív, než byste měli, dopouštíte se přestupku. Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním rejstříku, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu.

5. Jak dokumenty bezpečně, přehledně a prakticky uchovávat?

Při archivaci dokumentů je důležité myslet na to, aby pak bylo možné potřebné dokumenty rychle a snadno dohledat v případě potřeby. Zároveň z praktického hlediska doporučujeme rozřadit dokumenty do složek či archivačních krabic podle doby, po kterou je ze zákona nutné je uchovávat. Na tyto šanony či úložné boxy je dobré si poznačit nejen klasické údaje, o jaké dokumenty se jedná a kterého období se týkají, ale také datum, do kdy je nezbytné tyto dokumenty archivovat. To Vám usnadní spoustu práce s jejich procházením a tříděním, až tato lhůta uplyne. Stačí jen zkontrolovat, jestli tyto zákonné lhůty po letech stále platí.

Tabulka: Zákonné lhůty pro uchování účetních dokladů

tags: #doba #archivace #odpadu

Oblíbené příspěvky:

• Mravenci a příroda: Vysvětlení pro děti
• Katalog odpadů a azbest
• Ekologická recyklace plastů
• Recenze košů Ecobin 30 l
• Sportoviště během akce