Skartovačky dokumentů: Zabezpečení citlivých informací v kanceláři i domácnosti

Téměř tři čtvrtiny firem doposud nevyřešily ochranu svých dat uchovávaných v papírové formě. Zjistila to aktuální studie společnosti Leitz ACCO Brands, která rovněž odhalila, že 53 % dotazovaných společností si zatím ani nepořídilo přístroj na skartování papíru nebo mají jenom jeden.

Skartovačka papíru je dnes více než kdy jindy nezbytným partnerem každé kanceláře, domácí kanceláře nebo pracoviště. S tím, jak se vyvíjí svět, ve kterém žijeme, i způsob, jakým pracujeme, bude objem dostupných osobních údajů jen narůstat. To nevyhnutelně ovlivňuje možnost krádeží, narušení bezpečnosti a zneužití.

Mnoho lidí se domnívá, že bezpečnostní předpisy, jako je GDPR, se týkají pouze elektronických dat, ale tak to prostě není. Vzhledem k tomu, že se zpřísňují předpisy online i offline, je třeba zvážit řešení zabezpečení založené na papírových dokumentech. Nejbezpečnější a nejpraktičtější volbou je skartovačka papíru, která poskytuje vizuální potvrzení, že dokumenty jsou skutečně zničeny důvěryhodnými zaměstnanci. Ať už pracujete z domova, jste kancelářský pracovník, podnikatel nebo spotřebitel, nákup skartovačky byste proto měli považovat za nedílnou součást ochrany svého soukromí a řádné správy dat.

Proč potřebujete skartovačku?

Přemýšleli jste někdy, co dělat s nepotřebnými papíry doma nebo v kanceláři? Než něco vyhodíte do odpadkového koše nebo do koše na tříděný papír, měli byste se dvakrát zamyslet. Stačí však jméno, adresa a datum narození, které se podařilo získat ze zatoulaného papíru, a zločinci mohou naklonovat identitu člověka a začít ji používat k nezákonným účelům.

Pokud i vy nebo vaši zaměstnanci likvidujete dokumenty s osobními daty tak, že je hodíte do koše, případně je v rámci třídění odpadu hodíte do modré popelnice, porušujete nařízení GDPR a hrozí vám pokuta až 20 milionů eur. Nestačí však skartovat na jakékoliv skartovačce, ale pro potřeby GDPR by mělo jít o skartovačku splňující minimálně 3. úroveň zabezpečení.

Čtěte také: Odpadkový koš KIS Chic Bin 10l - recenze

Opět se vyvarujte domněnky, že se GDPR vztahuje pouze na ochranu digitálních údajů - není tomu tak. Podle GDPR lze porušení zabezpečení osobních údajů "obecně definovat jako bezpečnostní incident, který ovlivnil důvěrnost, integritu nebo dostupnost osobních údajů" (naše zdůraznění). Nezáleží na tom, odkud osobní údaje pocházejí, ale pouze na tom, že jejich důvěrnost nebo integrita je ovlivněna tím, že se stanou dostupnými jedním nebo druhým způsobem.

To jsou hlavní důvody, proč byste měli likvidaci starých dokumentů považovat za otázku bezpečnosti dat. Skartací papírů znemožníte čtení informací, které obsahují. Skartovačka proto představuje účinnou obranu v první linii proti krádeži identity a podvodům.

Jak vybrat správnou skartovačku?

Na výběr je obrovské množství skartovaček. Jsou k dispozici v různých velikostech, s různými funkcemi a nabízejí různé úrovně zabezpečení v závislosti na způsobu řezání a ničení dokumentů.

Při nákupu skartovačky pro domácnost nebo firmu je třeba brát v úvahu mnoho věcí. Výběr správného modelu je otázkou sladění vašich požadavků a rozpočtu s funkcemi, které jednotlivé modely nabízejí. Začněme tím, co potřebujete.

Typy skartovaček podle použití:

• Domácí kancelář: Při výběru domácí skartovačky papíru jsou důležitější faktory jako velikost, cena a snadnost použití. Můžete se také spokojit s nižší úrovní zabezpečení.
• Malá kancelář: Při výběru modelu je proto důležitější odolnost a schopnost delšího provozu. Abyste urychlili proces a nemuseli čekat ve frontě na skartovačku, chtějte model, který zvládne větší počet listů.
• Velká kancelář: Efektivitě pomůže větší kapacita koše, aby se jednotka nemusela příliš často vyprazdňovat, a také větší kapacita podavače a možnost automatického podávání.

Jaký typ skartovačky je nejbezpečnější?

Skartovačky jsou označeny stupněm bezpečnosti podle velikosti kusů, na které rozřežou dokument. Čím menší části, tím vyšší úroveň zabezpečení, protože je menší pravděpodobnost, že by někdo mohl dokument složit dohromady a získat z něj citlivé údaje.

Čtěte také: Odpadkový koš Flip Bin: Recenze a výhody

„Mnoho malých elektrických skartovaček, které se dnes ve firmách běžně používají, však splňuje pouze úroveň zabezpečení 1 nebo 2, což může být vzhledem ke GDPR nedostačující,“ konstatuje Jakub Musílek, marketingový manažer společnosti ACCO Brands, která vyrábí a prodává chytré skartovačky Leitz IQ.

Ve společnosti Leitz hodnotíme všechny naše skartovače podle průmyslového standardu Protection Rating, jinak známého jako úroveň P. Čím vyšší je úroveň P modelu, tím vyšší je stupeň zabezpečení.

Zde je popis úrovní P:

Vzhledem k relativně snadnému opětovnému sestavení listu s páskovým řezem a přečtení informací, které obsahuje, nejsou skartovačky s páskovým řezem obecně považovány za vyhovující GDPR a mají úroveň P nižší než čtyři.

Kapacita koše

"Koš" skartovačky je nádoba, do které se ukládají všechny skartované kusy. Kapacita koše udává, kolik se do něj vejde, než bude třeba jej vyprázdnit. Objem koše se udává v litrech, v počtu listů (tj. kolik skartovaných listů papíru A4 pojme, než se naplní) nebo v obou těchto hodnotách.

Čtěte také: Šedé koše - recenze a hodnocení

Obecně platí, že čím více dokumentů potřebujete zlikvidovat a čím častěji potřebujete skartovačku používat, tím větší kapacitu koše byste měli hledat. Je to proto, že ji budete muset vyprazdňovat méně často, takže její provoz bude efektivnější a pohodlnější.

Velká kapacita koše ovlivňuje velikost stroje, takže je třeba zvážit dostupný prostor. Uvědomte si také, že nižší stupeň zabezpečení znamená, že se koš rychleji zaplní, protože větší kusy zabírají více místa.

Typ řezu

Typ řezu popisuje způsob, jakým skartovačka řeže dokument, a je klíčovým faktorem úrovně zabezpečení stroje. Existují tři hlavní typy řezů skartovačky.

• Proužkový řez: Proužkové skartovače jsou nejjednodušším typem řezu, který krájí materiál podélně v jednom směru a vytváří dlouhé pásky/proužky. List A4 se obvykle rozřeže na přibližně 40 kusů a je nejméně bezpečný ze všech modelů skartovaček.
• Křížový řez: Skartovače s křížovým řezem, někdy označovaným jako "konfetový" řez, řežou ve dvou směrech. Každý pás je řezán také vodorovně, čímž se list rozdělí na mnohem více kusů (obvykle 200 až 400) než u skartovaček s proužkovým řezem. Vzhledem k malým rozměrům kusů a obtížnému opětovnému sestavení dokumentu se skartovačky s křížovým řezem obvykle považují za minimální požadavek pro splnění požadavků GDPR.
• Mikro řez: Skartovačky s mikrořezem nabízejí nejvyšší úroveň zabezpečení, obvykle s hodnocením P-5 nebo vyšším. Skartují papír na mnohonásobně větší počet kusů než standardní skartovačky s křížovým řezem. Vzhledem k nepatrné velikosti jednotlivých částí by bylo velmi obtížné mikrořezaný dokument znovu sestavit tak, aby byl čitelný. Každý skartovací stroj s mikrořezem je vhodný pro likvidaci dokumentů obsahujících citlivé a chráněné informace.

Doba chodu

Doba provozu skartovače znamená dobu, po kterou může být skartovač používán nepřetržitě bez přestávky. Jedná se v podstatě o měřítko odolnosti motoru - pokud skartovačku používáte nad její provozní dobu, riskujete trvalé poškození.

Většina moderních skartovacích strojů se po dosažení doporučené doby provozu automaticky vypne jako opatření proti poškození stoje. Vedle doby chodu mají skartovače také dobu chlazení, což je doba, po kterou musí být po dosažení limitu doby chodu ponechány v klidu, než je lze znovu použít. Tím se opět zabrání přehřátí motoru.

Bezpečnostní prvky

Vlastnictví skartovačky s sebou nese bezpečnostní důsledky. Ostré nože pracující vysokou rychlostí představují značné bezpečnostní riziko, pokud nejsou používány opatrně a správně.

Aby to bylo snazší, jsou skartovače vybaveny řadou vestavěných bezpečnostních prvků, které mají chránit před nehodami. Několik z nich jsme již zmínili - automatický start u ručních skartovaček papíru a vypnutí s omezením doby provozu / ochrana proti přehřátí.

Zde je několik dalších, na které je třeba si dát pozor:

• Automatické zastavení: Vypne motor, jakmile zjistí zaseknutí, aby se neucpával další materiál
• Zpětný chod: Obrátí směr podávání, aby se ucpaný materiál uvolnil a předchází snahám o manuální uvolnění.
• Zámek/pojistka koše: Zabrání aktivaci skartovače, pokud koš není správně zajištěn na místě.

Další důležitá hlediska při nákupu skartovačky dokumentů

• Hluk: Doporučujeme hledat skartovačky, které nabízejí velmi tiché skartování dokumentů, zejména pokud hodláte skartovat delší dobu nebo ve sdíleném pracovním prostředí, abyste mohli skartovat diskrétně v pozadí a nikoho nerušili.
• Zámek s kódem PIN: Pro větší klid při ponechání stohu dokumentů v automatické skartovačce jsou automatické skartovačky Leitz vybaveny zámkem s PIN kódem, který můžete snadno nastavit při zahájení skartace.

Pravidla pro správné používání skartovacích strojů

Pro správnou funkci skartovače je třeba kromě návodu dodržovat základní pravidla (v případě jejich nedodržení vám nemusí byt uznána reklamace stroje):

1. Pravidelné vysypávání koše se skartovanou drtí.
2. Skartovače Peach nepodporují skartaci dokumentů sepnutých dopisovými sponkami.
3. Dodržujte předepsané maximální množství skartovaného papíry, neskartujte najednou větší počet listů, než pro jaké je skartovač určen.
4. U skartovačů podporujících skartaci CD skartujte najednou vždy jen 1ks média!
5. Používejte pravidelně olejové papíry pro údržbu stroje, prodloužíte tím životnost stroje a předejdete některým problémům.

Údržba skartovačky

• Vyberte správný typ skartovačky: Každá skartovačka je navržena pro určitý typ materiálu.
• Pravidelně vyprazdňujte odpadní nádobu: Zabráníte tak zachycení skartovaného papíru na řezných nožích.
• Pravidelně promazávejte skartovačku: Použijte speciální olej nebo olejový papír, kterým promažete systém skartovačky.

tags: #nasazovaci #skartovac #na #odpadkovy #kos #informace

Oblíbené příspěvky:

• Rozdíly mezi Octavií I a Octavií III
• Vše o Skládce a odpadech s.r.o.
• Zajíc polní a zemědělství
• Průvodce žlutými pytli
• Fotografie Odpadu: Globální Problém