V kritických chvílích se nejlépe pozná, kdo je kdo. Ryzí a „ryzí“ charaktery, chytří, hloupí, obětaví, lhostejní, otupělí, uondaní, angažovaní, sobci, altruisté, bojovní na všechny způsoby. To vše jsme my, pozoruhodný koktejl. A musíme spolu vyjít. A chceme přežít. Ovšem každý po svém, nejlépe dle svého nejumanutějšího přesvědčení. Jednomu se zdá něco málo, druhému naopak příliš, něco zbytečně brzy či naopak velmi pozdě. A jsme tak snadno manipulovatelní.
V Národním archivu se naštěstí propojujeme jinými myšlenkami. Uspokojuje, ba naplňuje nás smysluplná práce na všech možných postech, které zastáváme. Jsme povětšinou „srdcaři“. Naše činnosti vykonáváme ve prospěch „veřejného zájmu“ a pod mravním imperativem čehosi nás přesahujícího. V těžkých podmínkách jsme se již adaptovali. Tu a tam se bojíme o své nemocné kolegyně a kolegy - i v minulém roce několikrát oprávněně. Naštěstí na pracovišti jsme nikoho neztratili. Přesto jsme se zcela nestáhli do svých křehkých ulit. Zůstali jsme v kontaktu alespoň s odborným světem. Někdy naživo, jindy za pomoci moderních technologií. Splnili jsme včas své závazky vůči státu a občanům. Dluh zůstává vůči „regulovaným“ badatelům ve studovnách. Pokračovali jsme v náhradním programu práce z domu, pilně plnili databáze informacemi. Těšíme se na jejich kompletní publikaci. Chceme se přece pochlubit veřejnosti, že jsme dělali užitečnou práci i po kvantitativní stránce. Docela se dařilo i výzkumu všeho druhu. Jistě nám svědčí expertní pozice v elektronickém úřadování a v archivování kde čeho digitálního. Činíme se tedy navzdory nepěkným časům.
Personální situace
Personální situaci v odděleních sice lze charakterizovat jednoduchým přehledem v předepsané tabulce (oficiální názvy oddělení viz organigram níže, zde jsou uváděna jen jejich pomocná číselná označení pro spisovou službu, číslo sedm není obsazeno), ale nepostihuje košatou realitu realizace zákona o státní službě, a též setrvalou existenci míst s více činnostmi. Před lety předepsaná forma naprosto ignoruje nejpodstatnější funkci archivu jakožto správního úřadu. Koronavirová pandemie však opět pokřivila veškeré aktivity a promítla se samozřejmě i do zkresleného, tlumeného dopadu důsledků personální politiky státu v roce 2019.
Archiv je strukturován do specializujících se dílčích jednotek, přesto existují činnosti, které jsou vykonávány více odděleními, a odlišení mezi nimi je dáno růzností svěřeného Národního archivního dědictví. Správa fondů a jejich odborné zpracování a zpřístupnění v celé škále vědeckých produktů, se sjednocuje metodikou a rozlišuje specifiky chronologickými, věcnými, jazykovými, paleografickými, diplomatickými aj. U instituce naší velikosti dochází ke kumulaci rolí - zahraniční cesty připravuje asistentka ředitelky, archiváři a další kolegové ve studovnách se věnují i reprografickým činnostem (v tenčící se míře), fotografové spíše digitalizují, práce s veřejností se týká téměř všech. Snad jen restaurátoři pouze konzervují a restaurují - tedy pokud není pandemie a nepřepisují staré archivní pomůcky do moderních databází.
Ovšem v péči o fyzický stav archiválií existuje též masivní složka preventivní, a to s celostátním dopadem. Dále je potřeba zmínit v téže organizační jednotce práci odborníků v krizových situacích (práce v terénu s kontaminovaným materiálem) a činnosti ve vědeckém úseku. Již do roku 2020 vstupoval archiv citelně oslaben. V rámci opětovného snižování personálního stavu (poslední bylo na konci roku 2018) jsme přišli o 6 systemizovaných míst. Všechna byla v režimu Zákoníku práce. V obou badatelnách a v knihovně bylo redukováno po jednom místě, dále nás bohužel musel opustit jeden manipulant provozního úseku, jeden archivář oddělení nestátních fondů a jeden operátor informačních technologií.
Čtěte také: Více o odpadovém hospodářství
V personální práci stále citelně chybí další síla pro organizaci a personální zvládnutí výběrových řízení, pro totéž v oblasti vzdělávání a pro aktivity v oblasti řízení kvality ve služebním úřadě. O zastupitelnosti funkcí personalistky a mzdové účetní pro případ dlouhodobé neschopnosti si můžeme nechat pouze zdát. Nekomfortní situaci s mnohaměsíční absencí obou rolí jsme již v minulosti prožili. Postupně jsme dorovnali třídy vysokoškolsky vzdělaných restaurátorů, které ustrnuly na úrovni středoškoláků 50. let 20. století. Pouze jeden je stále z neznámého důvodu opomenut. Už jsme ani nepočítali se zvýšením třídy jednoho zástupce vedoucí oddělení, stalo se. V roce 2019 ani v roce 2020 či v roce 2021 (pro rok 2020, resp. 2021 nebo 2022) jiná změna nenastala. Návrhy donquichotsky zopakujeme pro rok 2023. Znovu uplatníme požadavek na tři nová místa archivářů pro přebíraný Všeodborový archiv v celkovém rozsahu 5 běžných km a opakovaně doplnění míst pro Národní digitální archiv dle vládního usnesení č. 611 z roku 2013. Jak rádo by je pro rok 2022 Ministerstvo vnitra nasadilo na své zákonné povinnosti testování elektronických spisových služeb.
V roce 2020 jsme plánovali vyzkoušet ve formalizované podobě nový benefit práce z domu. K tomu opravdu z počátku roku došlo v oddělení kontroly výkonu spisové služby, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů. Od března 2021 se práce z domu stala neoddělitelnou součástí pracovního výkonu většiny zaměstnanců s výjimkou ekonomicko-provozního oddělení. Dle vládních opatření proti epidemii nemoci Covid 19 jsme pružně utlumovali či rozšiřovali počet osob na pracovišti a střídali se ve směnách. V časových oknech rozvolnění proběhla v roce 2021 tři výběrová řízení na systemizovaná místa ve státní službě. Přehled složení zaměstnanců v jednotlivých organizačních jednotkách viz následující organigram.
Vzdělávání
Oblast vzdělávání musela projít v uplynulých letech výraznou proměnou v souvislosti se zákonem o státní službě. Příslušný služební předpis a zejména rámcový plán se připravoval náročným procesem tvorby „zdola“ od roku 2016, tudíž je více než akceptovatelný veškerým osazenstvem archivu. Spoléháme povětšinou na sebe (školíme se navzájem - např. v archivní legislativě, k ochraně osobních údajů v archivní praxi, v kybernetické bezpečnosti), komerční školení s ohledem na zdroje omezujeme jen na nejnutnější v oblasti ekonomiky, účtování a nových legislativních úprav této sféry.
Jak vyplývá z příslušných ustanovení služebního zákona a dalších souvisejících právních předpisů, státní zaměstnanci ve služebním poměru (v oboru služby č. 27) i státní zaměstnanci v pracovním poměru měli absolvovat školení a workshopy, související přímo s předmětem jejich pracovní činnosti. Vybraní zaměstnanci se účastnili na řadě domácích i mimoústavních workshopů, seminářů a konferencí z oblasti archivnictví, historiografie, péče o fyzický stav archiválií, IT archivace a dalších archivních disciplín. Menší část se uskutečnila v dobách uvolnění opatření fyzicky, značné části však on-line formou. Pokračovalo individuální zvyšování kvalifikace. Bakalářskému studiu se věnovaly 3 osoby, magisterskému 5 osob a doktorandskému 8. Bakalářské obory se studují na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy - Katedra pomocných věd historických a archivnictví (Viktor Krásenský), tamtéž obor Veřejná správa a spisová služba (Jitka Prajzlerová).
Magisterské obory se studují na řadě univerzit. Markéta Hrdličková (Roman Štér přerušil) pokračovala v magisterském studiu na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy - Katedra pomocných věd historických a archivnictví (též PVH a AS FF UK). Magisterské studium na Katedře pomocných věd historických Filozofické fakulty Univerzity Hradec Králové studuje Lenka Neradová a Markéta Vacková.
Čtěte také: Průvodce pro obyvatele Kralovic
Doktorandi se připravují na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy - Katedra českých dějin - doktorandské studium zde absolvuje Jiří Jiráček, Filip Paulus (obnoveno, přerušeno Matěj Trepeš), Katedra pomocných věd historických a archivnictví (Kateřina Zenklová, Leoš Zich, Tereza Pluskalová/přerušeno, Lucie Vojtíšková/přerušeno). Co se týče hodnocení státních zaměstnanců, existuje služební předpis ředitelky, v němž se počítá s dvouletou periodou.
Správa fondů
K 31. 12. 2021 spravoval Národní archiv ve své základní evidenci celkem 2146 archivních souborů v rozsahu 131 488,33 bm (oproti stavu k 31. 12. 2020 se jedná o nárůst o 32 archivních souborů a úbytek 70,91 bm). Z uvedených 2146 archivních souborů bylo celkem 2076 souborů (126636,32 bm, 4457054,61 MB) evidováno jako soubory v přímé péči archivu, 66 souborů (4812,26 bm, 50715,40 MB) bylo uloženo na základě depozitní smlouvy a 4 archivní soubory NA (39,75 bm) byly na základě smlouvy uloženy mimo archiv. Do evidence archivních pomůcek bylo v roce 2021 zapsáno 9 nových archivních pomůcek, zrušeno nebylo nic. Do evidence vnějších přírůstků a úbytků bylo v roce 2021 zapsáno celkem 190 vnějších změn (tj. o 31 méně než v roce 2020). Celkem bylo evidováno 189 přírůstků (188 přírůstků výběrem a 1 přírůstek delimitací) a jeden úbytek.
Nejvíce přírůstků (23), bm (71,2) i evidenčních jednotek (1289) bylo převzato od Ministerstva vnitra ČR. Nejvíce bm (60,9) bylo převzato k fondu Ministerstvo kultury ČR, Praha. Na přejímání archiválií se podílelo šest oddělení Národního archivu (1. oddělení: 6 přírůstků/ 6,07 bm, 2. oddělení: 2 přírůstky / 2,5 bm, 5. oddělení: 175 přírůstků / 425,71 bm, 6. oddělení: 36 přírůstků / 72,74 bm a 8. oddělení: 2 přírůstky / 1,95 bm). Nejčastějším druhem přírůstku uskutečněného výběrem byl přírůstek ve skartačním řízení - 129x, dále následovaly dar - 53x, přírůstek mimo skartační řízení - 2x, koupě - 2x a depozitum jiného subjektu - 2x.
Ze 189 přírůstků evidovaných v roce 2020 obsahovalo 17 přírůstků rovněž archiválie v elektronické podobě, jejichž celková digitální velikost činila 22675,2481 MB (v roce 2020 to bylo 20 přírůstků a 53473,16 MB, v roce 2019 to bylo 21 přírůstků a 137682 MB). Nejvíce digitálních archiválií (7900 MB) bylo v roce 2021 převzato k fondu Úsvit - Národní Koalice, Praha. Do druhotné evidence NAD předalo Národnímu archivu v roce 2021 (poslední předání před spuštěním IS PEvA II) údaje ze své základní evidence celkem 24 archivů a 7 kulturně vědeckých institucí. K 31. 12. 2021 měl Národní archiv ve své péči celkem 1 národní kulturní památku a 26 archivních kulturních památek.
Vedle běžných úkolů byla v roce 2021 zvýšená pozornost věnována přechodu na nový informační systém PEvA II (ostrý provoz zahájen k 8. 3. 2021). Národní archiv zajišťoval administraci uživatelů IS PEvA II pro instituce předávající mu údaje do druhotné evidence NAD. Referent NAD absolvoval v Benešově kurz pro lokální správce systému PEvA II (2. 11. 2021). Pro pracovníky Národního archivu připravilo 5. oddělení NA krátké školení pro práci s IS PEvA II v režimu nahlížení (8. 6. 2021). Vedení evidence NAD v NA bylo i v roce 2021 ovlivněno pokračující pandemií koronaviru a s tím souvisejícími opatřeními, na vedení evidence NAD se to však výraznějším způsobem neprojevilo. Všechny evidence byly vedeny obvyklým způsobem, u některých však došlo mírnému poklesu evidovaných údajů a provedených aktualizací.
Čtěte také: Nakládání s Odpady: Kompletní Průvodce pro Firmy
Předarchivní péče
V roce 2021 vykonával Národní archiv předarchivní péči u 170 veřejnoprávních původců. Archiváři 5. oddělení provedli v roce 2021 výběr ve skartačním a mimo skartační řízení celkem u 76 veřejnoprávních původců. Při těchto řízeních sepsali 165 protokolů (162 ve skartačním řízení a 3 v mimo skartačním řízení). Tyto ukazatele jsou statisticky sledovány od roku 2005. Poměříme-li tyto výkony s výsledky z minulých let, můžeme konstatovat, že počet skartujících původců s ohledem na pandemii Covid 19 mírně klesl, tomu odpovídá i pokles počtu vyhotovených protokolů ve skartačním řízení.
Co se týče objemu a poměru dokumentů navržených do skartačního řízení a dokumentů vybraných za archiválie, můžeme konstatovat, že zůstává v rámci trendu minulých let. Celkově bylo ve skartačním řízení posouzeno 7549 bm dokumentů a vybráno z nich bylo 324 bm archiválií. Poměr vybraných archiválií k navrženým by byl 4,3 %. Mimo skartační řízení bylo navrženo 95 bm a bylo vybráno 0,1 bm. Patrný je trend poklesu počtu „odlehčujících“ skartačních řízení, kdy nejsou vybrány žádné archiválie. Stejně tak počet a rozsah mimo skartačních řízení klesá.
V roce 2021 proběhla první elektronická skartační řízení u řady původců Národního archivu. Narostl počet původců, kteří provedli v roce 2021 testovací skartační řízení, u některých přetrvávají technické překážky, které zatím neumožňují skartace z jejich eSSL - původce není schopen předložit k výběru SIP balíčky s komponentami a další problémy. V mnoha případech původce úspěšně provedl elektronické skartační řízení, při přejímkách však byly velké technické problémy, především s validitou „plných“ SIP balíčku s komponentami. U některých původců bylo sice skartační řízení úspěšné, ale do skartačního řízení byly zatím navrženy pouze transakční protokoly, takže nelze zatím zcela hodnotit úspěch či neúspěch řízení.
CzechInvest - e-skartace proběhly na starém i novém portálu, zatím bez přejímek. Osobní fond Ing. Ústav pro hospodářskou úpravu lesů - v roce 2021 provedl celkem tři skartační řízení. V jednom případě byly vybrány archiválie. Česká geologická služba - probíhalo od roku 2020, řízení doprovázely problémy způsobené zejména kvalitou SIP balíčků. Problém způsobuje předložení vyžádaných SIP balíčků s komponentami. Trvalé skartační souhlasy byly uděleny čtyřem institucím.
V souladu s rozsáhlým přepracováním spisového a skartačního plánu Ministerstva vnitra platného od ledna 2021 došlo ke zcela novému číslování věcných skupin, redukci nebo sloučení některých věcných skupin, které byly nadbytečné. Rovněž došlo k přečíslování spisových znaků u věcných skupin, na které byl již dříve Národním archivem udělen trvalý skartační souhlas - na základě těchto změn se pro dotčené věcné skupiny vydal s platností od 1. 1. 2021 nový trvalý skartační souhlas. Souhlas obdržela Správa základních registrů u dokumentů, které nepatří do spisové služby, dále Úřad pro civilní letectví pro finanční a účetní agendu.
Od ledna 2020 probíhala kontrola výkonu spisové služby u Ministerstva zemědělství. Byly zjištěny, resp. O došetření byl sepsán dodatek k protokolu o kontrole. Tento dodatek byl Ministerstvu zemědělství zaslán 15. 12. 2020. Ministerstvo zemědělství na Dodatek reagovalo Vyjádřením k přípisu Národ...
tags: #icz #odpady #kralovice #co #to #je
Oblíbené příspěvky:
Kontakt
Zelaná Hrebová, z.s.
[email protected]
IČ: 06244655
Paskovská 664/33
Ostrava-Hrabová
72000
Bc. Jana Veclavaková, DiS.
tel. 774 454 466
[email protected]
Jaena Batelk, MBA
tel. 733 595 725
[email protected]